Управленческие расходы предприятия. Как сократить управленческие расходы Как снизить управленческие расходы на предприятии

Выводы:

Анализ расходов показал, что в общем расходы организации в отчетном году увеличились на 4,9398 руб. или на 3,95 %. Этому способствовало увеличение доли прочих расходов. Это может быть связано с продажей или выбытием основных средств и прочих активов, с отчислениями в оценочные резервы, с уплатой процентов за использованные денежные средства.

Структура расходов показывает, что наибольший удельный вес по-прежнему занимают расходы от обычных видов деятельности 96,94 % в предыдущем году и 86,46 % в отчетном году соответственно. Также стоит отдельно отметить структуру расходов от текущих видов деятельности. Положительным моментом является уменьшение коммерческих расходов на 92169 руб. или 23,6%, а также снижение их доли с 2,3% до 1,41 % в структуре текущих расходов. Себестоимость в отчетном году увеличилась на 1375179 руб. или на 9,62 %, но ее доля в структуре текущих расходов снизилась почти на 9 %. Управленческие расходы также возросли на 269271 руб. или на 13 %, однако их доля в структуре текущих расходов почти не изменилась, они по-прежнему занимают 11 %.

Т.к. предприятие занимается транспортировкой нефти, то можно сделать вывод, что ее деятельность довольно трудоемка. На рост себестоимости могли повлиять неэффективная организация процесса, устаревшее оборудование.

Оценить эффективность существующего оборудования;

Проанализировать структуру управленческих расходов и способы их снижения;

Проанализировать за счет каких факторов произошло увеличение прочих расходов;

Изучить возможности повышения качества производимой услуги.

Анализ прибыли от продаж

Объект анализа – увеличение прибыли на 4,8277809 тыс.руб.

На данное отклонение оказывают влияние следующие факторы: объем продаж, цена, удельный вес себестоимости в выручке, удельный вес коммерческих расходов в выручке, удельный вес управленческих расходов в выручке.

Влияние изменения объема продаж

±∆П(±∆V)=[(V1-V0)±∆Vинфл]*R0

∆Vинфл=V1-V1/Yинфл=24184924-24184924/1,088=1956133,5588

R0=П0/V0=1159322/17920109=0,0647

±∆П(±∆V)=(6264815-1956133,5588)*0,0647=278771,6892 тыс.руб.

Влияние изменения цены

±∆П(±∆цена)= ∆Vинфл*R0=1956133,5588*0,0647=126561,8413 тыс.руб.

Влияние изменения себестоимости

±∆П(±∆с/с)=V1*(уд.вес с/с0-уд.вес с/с1)=24184924*(0,798-0,6481)=3625320 тыс.руб

Влияние изменения коммерческих расходов

±∆П(±к.р.)=V1*(уд.вес к.р.0-уд.вес к.р.1)=24184924*(0,0218-0,01236)=228305,68 тыс.руб

Влияние изменения управленческих расходов

±∆П(±у.р.)=V1*(уд.вес у.р.0-уд.вес у.р.1)=24184924*(0,1155-0,0967)=454676,57 тыс.руб

Баланс факторов:

278771,6892+126561,8413+3625320+228305,68+454676,57=4,8277809 тыс.руб.

Выводы:

Все факторы оказали положительное влияние, в результате чего прибыль предприятия увеличилась в отчетном году по сравнению с предыдущим на 4,8277809 тыс.руб и составила 19,5589197 тыс.руб. Наибольшее положительное влияние оказал такой фактор как себестоимость продаж. Несмотря на увеличение себестоимости в абсолютной сумме на 1375179 тыс.руб.. ее удельный вес в выручке снизился по сравнению с предыдущим годом на 15% и составил 64%, что свидетельствует об относительном снижении затрат на единицу проданной продукции. Таким образом в результате снижения удельного веса себестоимости прибыль выросла на 3625320 тыс.руб. Кроме того, удельные веса коммерческих и управленческих расходов тоже снизились в отчетном году по сравнению с предыдущим, что безусловно является положительным моментом в деятельности предприятия. Так же следует отметить положительное влияние изменения выручки от продаж. Ее увеличение на 6264815 тыс.руб. привело к увеличению прибыли на 278771,6892 тыс.руб. Это говорит о том, что увеличилось реальное количества проданной продукции, т.е. у предприятия нет проблем со сбытом готовой продукции. Ценовой фактор по сравнению с остальными оказал незначительное влияние на увеличение прибыли в отчетном году. Таким образом, это еще раз подтверждает, что предприятие успешно действует на рынке и наращивает прибыль за счет увеличения количества реализованной продукции.

Продолжать выбранные темпы развития;

Проводить мероприятия по дальнейшему снижению себестоимости продукции;

Проанализировать за счет каких факторов произошло снижение коммерческих расходов.

Выручка складывается из дохода и расходов, которые приходится нести организации. Именно поэтому уменьшение трат предприятия становится единственным источником получения высокой прибыли. Ошибочная стратегия снижения расходов компании может стать причиной его банкротства. Как сократить расходы предприятия без риска для бизнеса?

Работа организации направлена на получение высокого дохода, из-за чего работники предприятия стараются сократить расходы фирмы. Выполнить подобную процедуру проблематично, так как это может повлиять на качество работы персонала и организации в целом. Снижение денежных расходов может реализовываться в нескольких направлениях. Главным образом, это может быть снижение внеоперационных и операционных трат, оказывающее главное влияние на себестоимость товара. В роли таких расходов выступают расходы на управление, производство товара и т. п.

Как не допустить лишних затрат

1. Компания должна уметь работать с прибылью и как можно быстрее избавиться от дебиторской задолженности.
2. Если не удаётся полностью исключить производственные затраты, следует пересмотреть систему планирования.
3. Повысить качество, уменьшая производство продукции с дефектами и браком.
4. Правильно спланировать способы перемещения материалов и расположение технологического оборудования. Часто, чтобы совершить определённую операцию, рабочему приходиться ехать на другой конец города, а предприятие несёт новые расходы.
5. Компании стоит иметь дело только с «живым» товаром, и не оставлять его про запас, который может лишь «омертвить» деятельность предприятия.
6. Чтобы сократить расходы, нужно избегать излишних технологий обработки. Иными словами, предприятие тратит лишние деньги на производство невостребованных характеристик.
7. Нельзя допускать периодов простоя и ожидания, которые могут быть вызваны по вине поставщиков , поломкой оборудования и просчётов в планировании загрузки производственных мощностей.
8. Не стоит увлекаться кредитами. Предпринимателям необходимо давать прогнозы своему будущему и постоянно следить за ростом капитала. Поступление прибыли может варьироваться время от времени из-за чего могут появиться кассовые разрывы. В любом случае банк будет требовать оплачивать долг по полному тарифу, а это может нанести серьёзный удар по финансовому положению предприятия.
9. Если компания оформит лицензию на товар, это сможет значительно сократить денежные потери.

Чтобы снизить расходы, предприниматели предпочитают изменять внереализованные расходы, которые относятся к дополнительным, так как они не имеют никакого отношения к работе фирмы. Экономия на качестве может существенно понизить спрос на товар. А если ограничить траты на развитие и прогресс компании, со временем продукт рискует стать невостребованным.

Способы уменьшения расходов

Можно выделить 3 главных способа уменьшения расходов компании, затрагивающих разные сферы деятельности.

Экономия на аренде. Сначала организация может снизить траты на различные лизинговые и арендные выплаты посторонним организациям и частным представителям за использование техники или недвижимости. Выгоднее приобрести всё необходимое, чем вносить ежемесячную оплату за то, что никогда не станет личным имуществом. Подбирать помещение нужно так, чтобы не оставалось много свободного пространства, за которое придётся платить деньги.

Экономия на оплате труда. Некоторые организации нанимают в штат большое количество персонала, или же их часть просто не может справиться со своими обязанностями. Таких работников следует выявить и отстранить от работы. Изменение способов выплаты заработной платы также сможет повысить доход. К примеру, персонал не заинтересован в эффективности работы, когда получает оклад. Если компания предложит им сдельную оплату, их амбиции по привлечению новых клиентов возрастут, а заработок увеличится, и вслед за этим доход компании начнёт возрастать. Изменить можно и количество рабочих часов, если нет необходимости в том, чтобы персонал присутствовал на рабочем месте полный день.

Экономия на налогах. Также оптимизация расходов предприятия зависит от уровня налогов. Специально для предпринимателей правительство разработало серию различных льготных программ для ведения производства, которые могут помочь в бизнесе. Но здесь нужно иметь особый подход и действовать только в рамках законодательства.

В роли отдельного направления экономии можно выделить специализацию и реорганизацию компании. Способ наиболее продуктивен, если одновременно сократить часть работников. В такой ситуации организационное строение предприятия полностью изменяется.

В современной обстановке экономического роста такие шаги считаются достаточно эффективными приёмами для увеличения финансовой самостоятельности компании.

Оптимизация расходов на предприятии - необходимый и важный этап в условиях экономически нестабильной ситуации. Рассмотрим его подробно.

Основные вопросы

Чтобы сделать все правильно и не стать в глазах персонала «тираном и сатрапом», необходимо разобраться в:

• существующих видах и вариантах снижения затрат;
• принципах и методах планирования, сопровождающих мероприятия по оптимизации расходов;
• наиболее эффективных способах снижения расходов с практической точки зрения;
• способах снижения расходов на материалы;
• сути выгоды от уменьшения транспортных затрат;
• способах выбора стратегии снижения расходов;
• основных принципах оптимизации.

Бюджет

Часто составление бюджета пытаются переложить на отдел, сотрудники которого считают, что в данном вопросе они не до конца компетентны. Однако составление бюджета - это важный этап. Участие в нем позволяет получить большой объем информации, важной для всех отделов.

Бюджет формируется в несколько этапов:

• формирование плана-проекта будущего бюджета;
• рассмотрение проекта бюджета;
• утверждение бюджета;
• исполнение бюджета;
• анализ исполнения.

Оптимизация расходов бюджета - следующий этап после составления бюджета.

Затраты

Оптимизация расходов невозможна без понимания содержания термина "расходы".

Ими считаются те средства, которые задействованы в формировании прибыли за определенный период. Часть затрат накапливается в виде готовой продукции, полуфабрикатов, нематериальных активов или незавершенного строительства в активах компании. На схеме видна упрощенная структура, соответствующая стандартам МСФО.

Проще говоря, расходы - это увеличение обязательств или уменьшение активов, которое приводит к уменьшению капитала.

Оптимизация

Считается, что оптимизация расходов начинается с сокращения затрат в текущий момент. Однако это не совсем так.

Оптимизация расходов бюджета на предприятии начинается не в тот момент, когда начинают вести жесткий контроль расходования денег, которые уже лежат на счету. К сожалению, в этот момент совсем не контролируется вопрос, откуда деньги на счету возникают. Привлечение активного кредитования, а также управление только расходами, влечет за собой хроническую нехватку средств на предприятии, а затем - возможное банкротство.

Эффективность данной процедуры зависит от ведения учета и доходов, и расходов. Эти статьи необходимо планировать, а руководство должно постоянно мониторить цифры в разрезе года, квартала, месяца или другого финансового периода. Всегда существует вероятность, что затратные в текущий момент проекты в долгосрочной перспективе будут весьма выгодны.

Направления работы

Оптимизация расходов не означает совершение действий в ущерб интересам бизнеса. Задача по сокращению затрат должна решаться оптимальным путем, при сопоставлении расходов и доходов друг с другом.

Решать вопрос можно в нескольких направлениях:

1. Снижение издержек за счет внутренних ресурсов (прямое снижение). К таким действиям можно отнести повышение производительности, уменьшение материальных затрат, снижение управленческих расходов, а также сокращение штата предприятия.
2. Уменьшение издержек производства (относительное снижение). Достигнуть этого можно путем увеличения объема производства. В таком случае на одну деталь будет потрачено намного меньше средств.
3. Формирование предложения за счет проведенного маркетингового исследования. В этом случае стимулируется рост объема закупок клиентами и формируется приток новых покупателей.
4. Формировании строгой финансовой дисциплины. В таком варианте «добро» на расходы может давать ограниченный круг лиц.

Программа оптимизации расходов бюджета должна затрагивать наиболее узкие области. Тогда она будет максимально эффективна.

Пути оптимизации

План оптимизации расходов может предусматривать три направления, по которым может пойти предприятие.

Выделяется расходов предприятия быстрыми темпами, систематические сокращения.

Каждый из способов применяется в определенной ситуации. Меры, применяемые при этом, должны соответствовать текущему положению дел и опираться также на долгосрочное планирование.

Экспресс-сокращение

Выбрав такой способ для снижения расходов, необходимо срочно прекращать оплату расходов по некоторым статьям. Для определения результата нужно выяснить вероятные последствия каждого способа оптимизации.

Все затраты подразделяются на:

• Высокоприоритетные. Такие затраты необходимы предприятию для продолжения его деятельности. К ним относят выплату заработной платы сотрудникам, закупку сырья для производства.
• Приоритетные. Это расходы на оплату мобильной связи, рекламу. Если остановить выплаты по данной статье, то работа компании собьется.
• Допустимые. К ним относят льготы для работников, оплату санаторного лечения персоналу. Если у предприятия нет свободных средств, то данные выплаты можно приостанавливать, но предпочтительнее их сохранять.
• Ненужные. Примером таких затрат может служить оплата частного перелета для руководителя компании. Отмена таких расходов отрицательно не повлияет на деятельность компании.

При выборе экспресс-снижения расходов в первую очередь прекращают выплаты по «ненужной» статье и резко ограничивают допустимые. Первые две категории сокращать не желательно.

Быстрое снижение расходов

Оптимизация расходов на предприятии быстрыми темпами возможна в результате проведения ряда мероприятий. Чтобы максимально эффективно снизить расходы, руководство должно определить, на чем экономят в первую очередь.

1. Экономят на материалах для производства и сырье. Пути для оптимизации расходов могут быть разными. Пересмотр договоров с поставщиками с целью получения товара по выгодной цене - наиболее эффективный способ снижения затрат. Также поставщики могут предложить отсрочки по оплатам, что даст компании возможность собрать необходимую сумму без получения дополнительных кредитов.
2. Анализ затрат на транспорт и оптимизация данной статьи расходов. Кроме того, снизить можно расходы на электроэнергию, телекоммуникации. можно предоставить в аутсорсинг, а затем обратиться в логистический центр, который составит программу снижения расходов на транспорт. Для снижения расходов на электроэнергию контролируют ее расход, следят за уровнем освещенности в темное время, устанавливают энергосберегающее оборудование. Уменьшение списка сотрудников, которым положена корпоративная мобильная связь значительно снизит затраты. Можно договориться с мобильным оператором или поставщиком телекоммуникационных услуг о заключении корпоративного контракта с выгодными условиями.
3. Сокращения персонала и уменьшение ФОТ. Аутсорсинг и фриланс эффективно снижают затраты на выплату з/п персоналу, а рекрутинговые компании или внутренний отдел подбора персонала помогут заменить неэффективных сотрудников. К примеру, не обязательно иметь в штате уборщицу. Обслуживающий персонал на аутсорсинге позволит экономить до 20% выплат, приходящихся на каждого сотрудника.

Еще один вариант - оптимизация расходов за счет снижения оплаты труда, но предоставления социальных выгод: расширения перечня условий медицинской страховки, предоставление сотрудникам питания за счет компании или бесплатного кофе в автомате. Исследования показывают, что вложение в таком случае будет прибыльным в долгосрочной перспективе, так как повысит лояльность персонала.

Систематические сокращения

Как следует из названия данного способа оптимизации, его суть заключается в проведении периодических мероприятий, направленных на снижение затрат.

1. Управление инвестициями. Долгосрочные вложения всегда должны быть тщательно обоснованы.Чтобы компания приобрела новое, более эффективное оборудование, заинтересованный отдел должен аргументировать, в чем будет выгода для компании, когда окупится данный проект, когда начнет приносить прибыть. Внедрение новых конкурентоспособных технологий помогает развитию бизнеса. Однако принимая решение о покупке чего-либо, руководство должно помнить об основной цели - снижении затрат.
2. Управление закупками. Оно заключается в периодическом поиске новых поставщиков, предоставляющих качественный товар по более выгодным ценам.
3. Управление бизнес-процессами. «Внезапный менеджмент», столь присущий нашей стране, сильно сказывается на принципах ведения бизнеса. С точки зрения новых методик, при организации бизнес-процессов предлагается взглянуть на производство со стороны покупателя. Проводят анализ процесса. Руководителю предприятия необходимо спросить себя, будет ли покупатель платить за это? Клиент не захочет оплачивать перемещение товаров, простои, переоборудование производства без изменений, улучшающих товар. Следовательно, такие расходы нужно или максимально снижать, или вовсе избавляться от них.

Правила оптимизации

Составляя план мероприятий по оптимизации расходов, необходимо помнить, что ситуативное решение проблемы - не всегда лучший выбор. Снижение затрат - это рутинная работа, ежедневное выполнение которой должно стать хорошей привычкой.

Соблюдая правила оптимизации, можно достигнуть максимального эффекта с наименьшими потерями.

1. Затраты не всегда нужно снижать, чаще всего ими необходимо эффективно управлять. Иногда для снижения общих расходов нужно увеличить размер затрат по какому-то отдельному направлению.
2. Затраты сводятся к минимуму для достижения наилучшего результата. Правило эффективности говорит, что одна единица затрат обязательно должна обеспечивать максимальный результат.
3. Затраты есть всегда - будь то действие или бездействие.
4. В вопросах расходов не бывает мелочей. Пусть сотрудники компании злятся по поводу отчета об использовании третьего десятка ручек за месяц. Но привыкнув к бережному отношению к мелочам, в результате они смогут увидеть повышение з/п или улучшение условий работы.
5. Стремление максимально снизить расходов не всегда полезно. Оптимальным может быть незначительное снижение затрат и поддержание их на необходимом уровне.
6. Оптимизация бюджетных расходов невозможна без финансовых вложений.
7. Есть вид расходов, позволяющий избежать еще больших потерь. К ним относят страхование, наем охраны, установку сигнализации, повышение качества продукции.
8. В процесс должны быть включены все работники компании, но у каждого должно быть свое, важное для него, задание.
9. Осторожность не бывает излишней. Мысль, проскользнувшая в голове или подозрение, появившееся в результате прочтения отчета, заставляют глубже проанализировать показатели и почти всегда приводят к снижению расходов.
10. Оптимизация расходов должна вестись постоянно. Новые статьи расходов влияют на прибыль компании. Появившись внезапно и внезапно исчезнув незамеченными, они могут нанести бюджету предприятия весомый урон. Отслеживание расходов должно быть обязательной задачей, отчетность по выполнению которой подается генеральному руководству компании.

Оптимизация доходов и расходов - процедуры, идущие рука об руку. Неконтролируемые расходы не принесут компании прибыль, а рост прибыли напрямую связан с контролем затрат.

Путаница в понятиях

Программа оптимизации расходов, составляемая финансовым отделом, часто содержит пункты, которые к затратам не относятся.

Чтобы составить максимально эффективную программу, управленческий состав должен понимать разницу между видами издержек.

Например, контроль расходов, основанного на P&L (отчет о прибылях и убытках) не будет считаться управлением затратами.

Пункт 20 ПБУ 10/99 определяет, что любое предприятие имеет право самостоятельно определить в учетной политике, в том числе управленческие. Они могут становиться частью себестоимости по видам предпринимательской деятельности: производства или продажи товаров, предоставления услуг, выполнения работ (письмо Минфина № 07-05-06/191 от 02.09.208). При разработке учетной политики следует руководствоваться Инструкцией к плану счетов.

К затратам на управление относят издержки, у которых отсутствует прямая связь с производством, продажей товаров, услуг, работ. Если затраты можно связать одним из направлений предпринимательской деятельности, они считаются коммерческими (например, заработная плата и отчисления начальника производственного цеха).

Затраты на управление можно включить в состав , если их пропорционально выручке распределить по всем видам изготавливаемой продукции (продаваемых товаров, работ, услуг). При разработке учетной политики предприятие (организация) должно руководствоваться Законом №129-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.

Для списания условно-переменной части существуют 3 варианта:

• К 26, Д 20 – если относятся к основному производству
• К 26, Д 23 – если относятся к вспомогательному производству
• К 26, Д 29 – если относятся к обслуживающему хозяйству или производству

В состав себестоимости административные затраты включаются после продажи продукции (товара) и списываются на «Продажи» (счет 90). В отражаются в строке 040.

Некоторые экономисты выражают мнение, что административные затраты можно списать на Д 91, если в отчетный период не было продаж.

Споры с налоговой инспекцией чаще всего возникают по поводу трат на услуги управленческих компаний. Если имеется договор, документ, подтверждающий оплату, и акт приема выполненных работ, претензий быть не должно. Налоговики могут посчитать этот вид услуг экономически невыгодным, направленными на уклонение от налогообложения. Анализируя решения, вынесенные по подобным делам судами, можно сделать вывод, большинству предпринимателей удается доказать, что подобные траты обоснованные.

Финансовый анализ расходов на управление

Управленческие расходы в финансовом анализе относят к условно-постоянным, так как их величина не зависит от объема производства. Если объем выпускаемой (продаваемой) продукции увеличивается, на единицу товара увеличивается за счет масштаба.

Сложные экономические условия заставляют предпринимателей по-другому взглянуть на штатное расписание администрации. Руководители предприятий стараются совместить функции подразделений, чтобы сократить численность работников. Это позволяет снизить затраты на зарплаты, аренду, транспорт, оргтехнику, командировки. Сэкономленная сумма – объем повышения прибыли.

Некоторые выбирают другой путь – сокращение заработной платы, надбавок и премий при сохранении численности административного аппарата. Этот вариант предпочтительнее, так как не повышает уровень безработицы, не снижает лояльность сотрудников.

Хорошим вариантом считается перевод части персонала офиса на «домашний» режим, позволяющий сэкономить на аренде помещений, коммунальных платежах, служебном транспорте. Практически весь персонал может работать через интернет.

Грамотный позволяет использовать оптимизацию административных издержек как средство повышения прибыли. Сэкономленные на оптимизации руководящего аппарата средства можно вложить в развитие, реорганизацию, обновление, внедрение инноваций.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Многие российские компании оказались в «осадном» положении: снижение цен на экспортные товары, сокращение расходов бюджета и государственного финансирования, падение спроса и покупательской способности населения вкупе с ужесточением конкуренции привели к ряду банкротств или значительному ухудшению финансового состояния компаний из различных секторов экономики. У организаций в распоряжении остается действенный рычаг, которым они могут напрямую воздействовать на улучшение показателя EBITDA: оптимизация затратной части бюджета. Как правильно сократить расходы от 20 до 70%, рассказал в своей колонке Роман Чурилин, руководитель проекта трансформации нефтегазовой компании.

По цене армии

Одним из первых и наименее болезненных шагов по оптимизации затрат считается снижение административно-управленческих расходов. Обычно в эту категорию включают компенсацию топ-менеджмента и прочие непроизводственные расходы: служебный транспорт, охрану, представительские затраты, питание, связь и ИТ, аренду и уборку офисов и др.

Численность непроизводственного персонала на российских предприятиях может на 30–50% превышать западные показатели.

Cтруктура административно-управленческих затрат в российских компаниях зачастую неоптимальна и существенно уступает международным показателям. Из-за низкой производительности труда, запутанной системы управления и недостаточной автоматизации численность непроизводственного персонала на российских предприятиях может на 30–50% превышать западные показатели.

Кейс из практики: расходы на обеспечение безопасности одного металлургического завода в Сибири превышали стоимость содержания мини-армии наёмников, защищавших крупную золотоносную шахту в одной из горячих точек Африки от вооруженных налетов.

Административно-управленческие расходы часто раздуты (10–15% от выручки компании) и год от года растут быстрее темпа увеличения выручки (наследие беззаботного, докризисного периода в жизненном цикле компании), а потому имеют значительный потенциал сокращения. При том эти расходы относятся к «нестратегическим», т. е. напрямую не влияют на работу основных производственных подразделений и не создают стоимость для компании.

Семь принципов оптимизации

Cреди принципов, определяющих успех программ оптимизации административных и управленческих расходов, необходимо отметить следующие семь:

1. Определение стартовых условий

Перед началом проекта формируется четкое понимание всей базы расходов, подлежащих оптимизации, после чего топ-менеджментом или акционером формулируется каскадируемая сверху-вниз цель по достижению экономии и обозначается приоритетность её выполнения.

Типичная ошибка: руководством компании не поставлена конкретная оцифрованная цель по достижению экономии в рамках всей программы либо эта цель не детализирована до уровня отдельных функциональных вертикалей и подразделений.

2. Формирование команды агентов изменений и их обучение

Одним из важных факторов успеха подобных проектов является формирование выделенной кросс-функциональной рабочей группы под руководством управленца из финансового блока (например, финансового контролера). Руководитель такой группы должен иметь целостное представление о бюджете компании, критический взгляд на вещи, формальные полномочия и политическую силу для реализации «неприятных» решений.

Перед началом проекта для рабочей группы необходимо организовать цикл тренингов по обучению базовому инструментарию оптимизации затрат: внешний и внутренний бенчмаркинг, оценка общей стоимости владения, декомпозиция затрат до физических объемов и единичных расценок и их критический анализ, методы централизации функций, подходы к устранению избыточных уровней управления/дублирующихся или ненужных функций.

3. Принцип обнуления всех затрат (zero-based budgeting, ZBB)

Данный принцип как основа программ сокращения издержек активно применяется фондами из сферы private equity при повышении прибыльности приобретенных портфельных компаний. Суть его в том, что бюджет компании каждый год обосновывается заново, без привязки к цифрам прошлого года. За счет бескомпромиссного применения ZBB компаниям удаётся сократить административные расходы на 10–25% за полгода.

Несмотря на очевидную результативность, данный принцип обладает и недостатком: он требует значительных трудозатрат сотрудников, поскольку фактически заставляет каждый год формировать бюджет компании с нуля, опускаясь до самого глубокого уровня детализации затрат и не опираясь на опыт прошлых периодов. В ситуации когда компании неочевидны выгоды применения ZBB на фоне связанных с его реализацией издержек, возможно пилотирование данного подхода на примере отдельной функциональной вертикали.

4. Целостный подход к оптимизации vs перегрузка персонала задачами

Зачастую достижение экономии требует реализации поддерживающих мероприятий: пересмотра существующих регламентов и должностных обязанностей, бизнес-процессов, подхода к автоматизации труда и оргструктуры подразделений.

Типичная ошибка: сокращение значительной доли штата, топорное перераспределение функционала между оставшимися сотрудниками и, как следствие, срыв/невыполнение бизнес-процессов, сроков и т. д.

5. Контроль хода проекта

Обязательным условием успешного проекта по оптимизации расходов является пристальное внимание руководства в виде регулярного (раз в 2–3 недели) проведения встреч рабочих группы по обсуждению текущего статуса реализации, достигнутых экономий, внедряемых изменений и ближайших шагов.

Типичная ошибка: руководство отправляет рабочую группу «в свободное плавание», статус проекта проверяется изредка, и динамика выполнения программы сходит на нет.

Разумеется, личный пример топ-менеджмента или собственника компании позволит создать в коллективе должный настрой и обозначить приоритетность реализации программы сокращения затрат: будь то отказ от годовых бонусов, оптимизация роскошного парка служебного автотранспорта со штатом водителей в пользу экономичных такси, или же переход на конференц-звонки по Skype вместо перелетов бизнес-классом, выкупленных втридорога за сутки до рейса.

Типичная ошибка: попытка сохранить положений вещей, при котором топ-менеджмент избыточно наделен атрибутами высокого статуса («Раньше всегда летали бизнес-классом: мы все-таки одна из крупнейших нефтегазовых компаний страны!»).

Сокращение административных расходов - это не только разовое улучшение финансового результата.

7. Формирование культуры постоянного совершенствования и нацеленность на долгосрочный результат

Руководству компании следует позиционировать проект по оптимизации затрат не как разовое мероприятие с точечным «отрезанием жира, где видно», а как непрерывный и продуманный процесс долгосрочной трансформации компании, который должен стать частью её ДНК. Сокращение административных расходов - это не только разовое улучшение финансового результата, но и выстраивание гибкой и сбалансированной системы, позволяющей повысить прозрачность и качество управления.

Как показывает российский и международный опыт, применение систематического подхода и критический взгляд на сформировавшиеся практики работы позволяют достичь сокращения административно-управленческих расходов на 20–40%, а по отдельным подкатегориям - и до 60–70%. Подобный результат позволит частным компаниям, переживающим нелегкое время кризиса, улучшить финансовое положение без вреда основным производственным функциям и изнутри простимулирует формирование финансовой дисциплины и бережливого подхода, а публично торгуемым корпорациям вдобавок к этому - создать положительные сигналы для акционеров и фондового рынка.